PRIVACYVERKLARING
Baptistengemeente Op Doortocht Ede ¹)
Aangesloten bij de Unie van Baptistengemeenten in Nederland
Laatst goedgekeurd door: Jacques van Hartingsveldt, namens de Raad
datum: 14 februari 2022
1. ALGEMEEN
OVER DEZE PRIVACYVERKLARING
Voor de Unie van Baptistengemeenten en de aangesloten gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang.
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de plaatselijke gemeente. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is.
OVER DE UNIE VAN BAPTISTENGEMEENTEN EN DE AANGESLOTEN GEMEENTEN
De organisatie van de Unie van Baptistengemeenten en de aangesloten gemeenten zijn gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken en gemeenten om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.
ALGEMENE MAATREGELEN TER BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
U heeft als lid/vriend het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de Baptistengemeente Op Doortocht ervoor dat uw privacy rechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen Baptistengemeente Op Doortocht is iedereen die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de Baptistengemeente Op Doortocht diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.
UW RECHTEN, DE PROCEDURE BIJ EEN VERZOEK EN DE CONTACTGEGEVENS VAN DE KERK
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen heeft de Baptistengemeente Op Doortocht de coördinatie van die waarborgen belegd bij:
• Jacques van Hartingsveldt, oudste (raad@opdoortocht.nl).
• Jan Kemman, secretariaat (secretariaat@opdoortocht.nl).
¹) Met toestemming zijn delen van het model privacyverklaring van de Protestantse Kerk in Nederland overgenomen.
Te raadplegen via deze link
• Jan Kemman, secretariaat (secretariaat@opdoortocht.nl).
Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening
De
Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
1. Het recht op dataportabiliteit.
Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
2. Het recht op vergetelheid.
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de Baptistengemeente Op Doortocht moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
3. Recht op inzage.
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
4. Recht op rectificatie en aanvulling.
Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de Baptistengemeente Op Doortocht zich hiertegen niet verzetten.
5. Het recht op beperking van de verwerking:
Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. Bij besluiten gaat het om besluitvorming die rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen.
7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de Baptistengemeente Op Doortocht via de contactgegevens hierboven vermeld.
De Baptistengemeente Op Doortocht zal vervolgens uw verzoek behandelen. De gemeente zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de Baptistengemeente Op Doortocht een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De Baptistengemeente Op Doortocht zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de Baptistengemeente Op Doortocht rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de Baptistengemeente Op Doortocht
2. VERWERKINGEN VANWEGE DE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE
De Unie van Baptistengemeenten kent een structuur waarbij plaatselijke gemeenten een hoge mate van zelfstandigheid hebben, ook als het gaat om hun eigen ledenadministratie. Slechts de gegevens van belangrijke contactpersonen worden (na expliciete toestemming) gedeeld met de Unie van Baptistengemeenten.In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
Situatie
De organisatie van de Baptistengemeente Op Doortocht kent (leden)vergaderingen waarbij oudsten worden gekozen om uitvoering te geven aan het leiderschap in de gemeente. Deze oudsten worden via een verkiezingsprocedure geworven, waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Allereerst worden door gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen.
Betrokken gegevens
• Naam en voornamen c.q.
voorletters
• woonplaats
• geslacht
Grondslag
het gerechtvaardigd belang van de Baptistengemeente Op Doortocht om haar structuren van leiderschap vorm te geven naar haar eigen inrichtingsvrijheid.
Van de volgende personen worden op landelijk contactgegevens voornaam, adres, telefoonnummers mailadres(sen) gedeeld met de Unie van Baptistengemeenten
• Contactpersoon jeugdwerk
• Contactpersoon zending &
evangelisatie
• Contactpersoon kringenwerk
• Voorzitter Raad
• Secretaris
• Penningmeester
• Voorganger
. Verzendadres van Baptisten.nu
De Baptistengemeente Op Doortocht maakt gebruik van een ledenadministratie.
• Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende persoonsgegevens geregistreerd:
• naam en voornamen c.q.
• voorletters;
• straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
• geboortedatum en -plaats;
• geslacht;
• burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;
• bankrekeningnummer
• doop, met vermelding van de datum alsmede de naam van de gemeente waarbinnen de doop werd bediend;
• kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de lokale gemeente.
• datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
• gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
• datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
• datum van overlijden,
• datum van vertrek naar het buitenland,
• datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap
• datum van onttrekking aan de gemeenschap van de Baptisten-gemeente Op Doortocht
• datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn;
• datum van herstel van de gemeenschap met Baptistengemeente Op Doortocht de aard van de verbondenheid met de gemeente.
• vermelding van de (deel) gemeente waartoe betrokkene behoort.
ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.
3. VERWERKINGEN VANWEGE HET FUNCTIONEREN VAN DE PLAATSELIJKE GEMEENTE
In het kader van het plaatselijk leven en werken van de Baptistengemeente Op Doortocht worden diverse persoonsgegevens van leden, vrienden en hun gezinsleden geregistreerd. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.
Gegevensbestand
Er worden nieuwsbrieven verstuurd naar leden/vrienden van de Baptistengemeente Op Doortocht, dan wel personen met wie de gemeente regelmatig contact onderhoudt en/of een relatie heeft om betrokkenen op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente.
Gebruik van persoonsgegevens
De nieuwsbrieven worden per e-mail en/of per reguliere post verstuurd en/of via de App van Op Doortocht
Betrokken persoonsgegevens
• naam en voornamen voorletters
• NAW
• emailadres
• foto’s
Grondslag
De Baptistengemeente Op Doortocht verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang, en; de uitvoering van de overeenkomst.
Aan leden en vrienden wordt een App “Op Doortocht” ter beschikking gesteld via de App-store om het onderling contact te bevorderen.
• NAW
• e-mailadres
• telefoon
Er worden in de gebedsbrieven met toestemming van de betrokkenen gegevens van zieke personen vermeld.
• adres
• e-mailadres
Tijdens een dienst worden in gebed of anderszins namen van leden/vrienden van de gemeente genoemd. Persoonlijke omstandigheden worden alleen genoemd in overleg met de betrokkenen.
• is gedurende één week voor iedereen te volgen via internet. Daarna is alleen de preek publiek toegankelijk.
• Daarna alleen voor leden en vrienden, die de link hebben ontvangen.
• is alleen in het gebouw te volgen.
• gegevens rondom ziekte en gezondheid
• anders:
Er worden opnames van diensten gepubliceerd met beeld en geluid . Van de diensten worden twee soorten opnames gemaakt “normale” en “specifieke”. De specifieke opnamen zijn bestemd voor leden/vrienden die m.b.v. gebarentaal de diensten volgen.
M.b.t. bijzondere diensten (rouw-, trouw- en doopdiensten) zijn met de direct betrokkenen afspraken gemaakt over het in beeld brengen en de verwerking van die registratie
Op publicatieborden wordt aangegeven dat video- opnamen van de dienst worden gemaakt.
De in de diensten aanwezige tolken worden van te voren op de hoogte gesteld van de opnames.
Bij bezoekers van onze website worden er functionele en statistische cookies geplaatst.
De centraal verzamelde statistische gegevens zijn anoniem en niet te herleiden tot personen.
Via de website van de Baptistengemeente Op Doortocht kunnen mensen contact opnemen via een contactformulier waar een aan te vinken optie is voor het geven van toestemming voor het verwerken van de persoons- /contactgegevens.
• naam en voornamen c.q. voorletters;
• e-mailadres
• telefoonnummer
4. BEWAARTERMIJNEN
Wij zullen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden/vrienden bewaren we in ieder geval zolang zij lid/vriend zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.5. DOORGIFTE AAN ANDEREN
De Baptistengemeente Op Doortocht geeft alleen gegevens van haar leden/vrienden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:• De Unie van Baptistengemeenten
• Administratiekantoren
• Bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails
• Internetdiensten (zoals Cloud-opslag)
Wij laten geen gegevens verwerken door organisaties of bedrijven in landen buiten de EU, waar het beschermingsniveau wellicht niet adequaat is.
BIJLAGE 1: ORGANISATORISCHE MAATREGELEN
De Baptistengemeente Op Doortocht heeft ter coördinatie een coördinator gegevensbescherming aangewezen.
De Raad evalueert tweejaarlijks het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement)
De actuele versie van dit Privacy-statement is publiek toegankelijk via de website www.opdoortocht.nl.
Nieuwe leden en vrienden worden hierover bij toetreding en wijziging geïnformeerd.
De bezoekers van de het kerkgebouw van Op Doortocht, de Goede Herderkerk, worden middels posters bij de ingangen geïnformeerd over het feit dat de diensten worden uitgezonden met video.
Bezoekers van de website worden geïnformeerd over het gebruik van cookies en hun toestemming wordt gevraagd.
Binnen de Baptistengemeente Op Doortocht is de afspraak dat vertrouwelijke gesprekken plaatsvinden in een afgezonderde ruimte.
Binnen de Baptistengemeente Op Doortocht is de afspraak dat vertrouwelijke gegevens als regel worden opgeslagen in de beveiligde cloud-omgeving van Op Doortocht.
De Baptistengemeente Op Doortocht beveiligt fysieke gegevens via een slot op de ruimte of kast. Computergegevens worden beveiligd met een wachtwoord.
Privacystatement BG Op Doortocht versie 2.0 d.d.8 februari 2022